Компания передала ведение бухгалтерского учета аутсорсинговой компании. Сотрудники, ведущие бухучет, получили доступ к информации о сотрудниках компании. Нужно ли оформлять согласие сотрудников на обработку их персональных данных в таком случае? Ответ на этот вопрос дали представители Роскомнадзора в письме от 21.03.2022 г. № 08-20152.
Персональными данными является любая информация, которая относится к определенному или определяемому физическому лицу – субъекту персональных данных.
Под персональными данными работника понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного гражданина.
Обработкой персональных данных признаются любые с ними действия или операции, включая их сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение (п. п. 1, 3 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», (далее – Закон № 152-ФЗ)).
При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующее требование – не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами (ст. 88 Трудового кодекса).
Требования к согласию на обработку персональных данных в письменной форме утверждены частью 4 статьи 9 Закона № 152-ФЗ. Из нее следует, что согласие работника в общем случае должно содержать следующую информацию:
- фамилию, имя, отчество, адрес работника, его паспортные данные;
- наименование и адрес работодателя;
- цель обработки персональных данных;
- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;
- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
- срок, в течение которого действует согласие, а также способ его отзыва;
- подпись работника.
Следовательно, согласие на обработку персональных данных при передаче бухучета компании на аутсорсинг, получать надо. Такой вывод можно сделать из письма Роскомнадзора от 21.03.2022 г. № 08-20152.
При этом в согласии на обработку персональных данных указывается в том числе наименование, адрес оператора, осуществляющего обработку персональных данных, т.е. компании — аутсорсера.